幹事は準備が8割

こんばんは。土屋 (@tutinoko310)です。

忘年会シーズンで飲み会が多い方もいると思いますが、
その飲み会の幹事について気になるニュースがありました。

タイトルの通り、個人経営のお店を30人貸切で予約した人たちが
当日になっても誰も来店せず、幹事と連絡も取れず、
泣き寝入りするしかないお店の悲しみを取り上げています。

飲食店の予約時には名前や電話番号は聞かれるものの、
事前決済や本人確認などは求められることがないので、
性善説の元に成り立っているところがあります。

その仕組みを悪用して、故意ではないにしてもお店に損害を与えていることは
犯罪というべき悪行で許されることではありません。

こうした悪行を撲滅するために、
お店側も事前決済や本人確認といったシステムを取り入れて、
無断キャンセルへの対策を進めることが必要ではないかと思いました。

さて、ここで幹事についてフォーカスしてみると、
当日になって30人もの団体予約を無断キャンセルするというのは
幹事として事前準備が全くできていないという証拠です。

無断キャンセルした理由は
　・直前になって参加者に確認したら参加できる人が少なかったから
　・他にもっと条件の良い店があったから
　・中止にしたけど連絡を忘れていたから
などが考えられますが、
これらは幹事として準備が足りないと言わざるを得ません。

例えば、何ヶ月も前から参加人数が確定していた場合でも、
直前になれば予定が変わることもあるため、
数日前になったら改めて参加可能か確認してみる、
といった心配りが必要になります。

大人数の予約であればあるほど準備に手間暇がかかってきます。

自分はこれまで仕事やプライベート、
結婚式二次会といったフォーマルな会や
ライブを兼ねた飲み会というカジュアルな会まで、
主催者・幹事として経験を重ねてきましたが、
その経験から「幹事は準備が8割」だと実感しています。

適当に参加者を集めてお店を予約して当日を迎える、
というだけではなかなか満足できる会につながりません。

事前準備をしておくと、不確定要素が少なくなるので直前になって慌てることもなく、
当日も余裕を持って臨めるので、突然のアクシデントにも対応しやすくなります。

しっかりとした意図を持って人、場所、流れを決めてしまえば、
当日スタートした時点で幹事としての役割の8割は終わっているので、
あとはその場をゆっくりと楽しむことができます。

現代はネットから簡単に予約ができるようになったことで、
幹事を務めることは一昔前より格段に手軽になりました。

その一方で、お店や参加者に対して気配りをするという意識が薄れているのではないでしょうか。

飲食店と利用者のどちらも得するよう、
幹事は事前準備を怠らないことが今求められるように思います。

では、明日も良い1日になりますように。

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